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Cómo reducir la incertidumbre en tu clínica dental

Las clínicas están viviendo un momento de gran incertidumbre por las nuevas restricciones pero desde IDEO les daremos las claves para afrontarlos.
Úrsula Barroso Profesora del Máster en dirección y gestión de clínicas dentales

Las clínicas dentales, al igual que otros muchos sectores, han vivido en los últimos meses una situación de incertidumbre provocada por la pandemia. Esto ha supuesto la paralización económica y social. La pandemia ha obligado a las clínicas a cerrar o ralentizar la actividad, teniendo que prepararse durante ese periodo para poder prestar servicios con la seguridad necesaria en el desconfinamiento. 

Esta incertidumbre fue provocada por 4 razones fundamentales:

  1. Por no disponer o conocer qué material usar para proteger a su equipo y pacientes ante la covid.
  2. Por no tener establecidos los protocolos necesarios de atención antes, durante y tras el tratamiento realizado en gabinete a sus pacientes.
  3. Por los sobrecostes que estas adquisiciones podrían suponer para la rentabilidad de su clínica.
  4. Y la duda más importante por no saber cuál sería el comportamiento de los pacientes tras el primer confinamiento.


El Instituto de Desarrollo Odontológico IDEO realizó un trabajo exhaustivo de investigación de mercado y análisis de diferentes clínicas en las que realizar demostraciones sobre la metodología a utilizar para lograr reducir al mínimo esta incertidumbre, y se expusieron los resultados de estos trabajos en diferentes sesiones realizadas a través de Colegios Oficiales de Dentistas de toda España.

Eso sucedió la primera de 2020, pero actualmente las clínicas vuelven a tener una sensación de incertidumbre después de seguir su actividad en los últimos meses y ante las medidas que desde el gobierno se están implantando en diferentes comunidades autónomas o municipios. Y es que cada una de las medidas afectará en diferente grado y forma a la buena marcha de las clínicas dentales. 

Una vez más el equipo IDEO ha realizado una labor de investigación y análisis de las mejores herramientas, tecnologías y experiencias que se han activado en el sector, y ha recopilado todas estas medidas en un Plan de Contingencia para aprender a navegar la 2º Ola en el sector dental que será ofrecido en el próximo Webinar «Cómo gestionar nuestra clínica durante la segunda ola de restricciones» que se celebrará el próximo 27 de noviembre y al que te invitamos a asistir. Aquí puedes inscribirte de forma gratuita.

Cada vez que hemos preguntado a una clínica ¿Cómo está funcionando su clínica durante los últimos meses? La respuesta común de todas las clínicas ha sido: “Bien durante los primeros meses, estas últimas semanas está todo más tranquilo y no sabemos qué ocurrirá en el futuro con las nuevas medidas”.

Esta situación de falsa normalidad durante los primeros meses está claramente influenciada por todos los tratamientos pendientes de realizar que tenían las clínicas, debido a los dos meses de inactividad, y que ya han sido realizados, pero ¿ahora qué?

Ahora las clínicas deben tener clara su estrategia e implantar las herramientas necesarias que le permitan controlar la situación para seguir alimentando la entrada de pacientes que hagan de su clínica una empresa rentable y continúe prestando el mejor servicio a la sociedad.

Para poder afrontar la nueva incertidumbre las clínicas tienen el reto de aprender a gestionar de forma eficiente las áreas clave que más influyen en esta nueva situación. Para ello deberán de tener en cuenta las siguientes cuestiones:

  • ¿Cuántas oportunidades (presupuestos) se generaban antes y cuantas se generan ahora? ¿Cuántas de estas oportunidades fueron de primeras visitas? ¿Me aceptan más ahora o antes? 
  • Si tenemos menos producción pendiente por que ya la hemos realizado los últimos meses, dispondremos de un tiempo ocioso en gabinete que no estará siendo aprovechado. ¿Sabemos cómo aprovechar este tiempo y que sea productivo para la clínica?
  • ¿Qué tipo de tratamientos estamos realizando en nuestra clínica que me ayudan a cumplir mis objetivos? ¿Cuántos de los tratamientos que tenemos en nuestra clínica actualmente tienen una larga duración?
  • ¿Podemos atenuar el miedo de los pacientes a visitar nuestra clínica?
  • ¿Estudiamos exhaustivamente nuestra agenda? ¿Sabemos que debemos analizar?
  • ¿Existe alguna tecnología en el mercado que me ayude a controlar o mejorar la situación actual?

El Plan de Contingencia para aprender a navegar la segunda ola conlleva: 

  • Potenciar la relación digital con el paciente
  • Aumentar la confianza de tus pacientes y minimizar sus miedos
  • Generar más oportunidades comerciales
  • Maximizar el tiempo y dedicación de tus recursos
  • Focalizar y priorizar tus citas en agenda 

En definitiva se presentan incógnitas que seremos capaces de responder si disponemos de un nivel de conocimiento en gestión y de digitalización avanzado. Las claves que te permitirán navegar esta segunda ola son:

  1. Disponer de una tecnología que te permita digitalizar parte de la relación con el paciente; atendiendo mediante videoconferencia las revisiones o los diagnósticos iniciales, para posteriormente citar al paciente con un diagnóstico previo.
  2. Formar adecuadamente a tu equipo para que registre la información del día a día de tu clínica sin errores, con la calidad adecuada y que comparta esta información con la dirección de la clínica. 
  3. Disponer de las herramientas analíticas digitales, como un Cuadro de Mando, que procese los datos de Presupuestos, Producción, Pacientes y Agenda, que te permita conocer el funcionamiento antes, y durante, para poder así proyectar el futuro. 
  4. Desarrollar la capacidad analítica en la dirección de la clínica; la dirección requiere dotarse de las capacidades analíticas e interpretativas necesarias para sacar el máximo rendimiento a los datos de su clínica, y puedan así marcar las estrategias y acciones a implementar según las necesidades.

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